今日は著者：車塚元章氏「仕事のできる人が絶対やらない説明の仕方」という本を参考に、ビジネスで使える！仕事の効率が上がる相手に伝わる説明の仕方についてまとめてみました。
ビジネスで使える説明の基本
①説明する目的を決める
なんとなくだらだら話してしまったりするのではなく、説明したことによってその先相手にどうなってほしいのか？という目的を決めます。説明を聞いた後、理解してほしいのか、納得してほしいのか、行動してほしいのかというゴールを決めます。
②3点要約法で話を構成する
話をするときに「今日の話は大きく分けて3つあります。1つ目は・・・。」と話したい内容が何でどのくらいあるのかをあらかじめ説明します。
③話したいと思う内容について自分が理解を深める
自分が理解していない内容について話すことは出来ません。相手に説明する時は話す内容の数倍の知識や情報仕入れて内容を整理し、用意した話のストーリーが分かりやすくなっているか見直します。
④自分ではなく、相手を主役に！聞く人の立場に立って相手に伝わる説明をする
誰でも理解できるように難しい言葉は出来るだけ使わず、丁寧に分かりやすく説明します。
短い文章で簡潔にポイントを絞ります。
相手の知識や興味、関心にできる限り合わせます。
話の途中で立ち止まって、「ここまでで何か質問はありますか？」など相手に理解してもらえているか確認します。
制限時間内でコンパクトに話し、脱線に注意します。
⑤結論から話す
まず相手が一番聞きたいと思っているところを先に話します。だらだらとストーリー仕立てに話をすると、相手の貴重な時間を奪い取ることになりかねません。ビジネスにおいて時間は非常に大切なものです。
説明したい内容の全メニューとその結論を先に話したら、そのあと個々の詳細について丁寧に述べます。
⑥話を聞くメリットを伝える
相手が関心のありそうな話をしたあと、”この話を聞くといいことがある”と思うような価値を与える説明をします。
⑦相手を説得したいなら・・・。
説得力をあげるにはPREP法(Point(結論)→Reason(理由)→Example(具体例)→(結論)で話を構成します。特に具体例は挙げることで相手が分かりやすくなったり親近感がわきやすくなります。
おまけ・・・上司に報告する時に大切なこと
①悪い報告は先にする
②話をまとめておき、相談内容→結論→経緯・理由→今後の展望→自分の意見→アドバイスをもらう→後に結果を報告する
③5W2H(いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どのように、どのくらい)で話すと漏れがない
以上、いかがだったでしょうか。
プレゼンテーションのお仕事をした際に、どれも一度は上司から言われたことのあるポイントが詰まっていました。個人的に特に難しく感じるのは結論から話すことで、ついだらだら話してしまいます。相手の立場に立つことは意識していてもなかなかできていないという自覚があり、今後のブログでも気を付けたいです。
最後までご覧いただきありがとうございました♬それではみなさま、ごきげんよう！
